Kosteneinsparungen – Ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine gute Idee?

Wir leben in einer zunehmend globalisierten und digitalisierten Welt. Unternehmen suchen ständig nach Wegen, ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Oft wird hierbei das Risiko eines personellen Engpasses unterschätzt. w hat eine der effektivsten Methoden, um Risiko- und Kosteneffizienz zu erreichen – das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung –, versucht zu bewerten.

Das Übertragen der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen vertrauenswürdigen Dienstleister kann erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringen. Steuerberater und große Kanzleien berechnen oft hohe Stundensätze, während spezialisierte Dienstleister in der Regel pauschale Gebühren anbieten, die auf der Anzahl der Mitarbeiter basieren. Dies ermöglicht eine bessere Planbarkeit und Kontrolle der Kosten. Zudem sind Outsourcing-Dienstleister auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert und verfügen über umfassendes Fachwissen und Erfahrung in diesem Bereich. Sie sind stets über die neuesten gesetzlichen Änderungen und Bestimmungen informiert, was sicherstellt, dass die Abrechnungen korrekt und gesetzeskonform sind. Hinzu kommt, dass durch den Bürokratieabbau der Regierung immer mehr Tätigkeiten auf den Arbeitgeber abgewälzt werden. So schnell, wie die aktuelle Entwicklung im deutschen Meldewesen voranschreitet, können die Unternehmer nicht nachkommen. Es scheint demnach einiges dafürzusprechen, die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an einen starken Partner auszulagern. Und das muss nicht zwangsläufig ein großer Dienstleister sein. Sven Kauling arbeitet für HR-Dienstleistung und weiß um die Vorteile eines kleineren Anbieters: „Unsere Kunden erhalten bei uns eine All inclusive-Dienstleistung ohne versteckte Kosten. Aufgrund unserer kurzen Wege können wir unsere Dienstleistungen nahe am Kunden erbringen und unterliegen nicht den starren Prozess- und Kommunikationsvorgaben von großen Kanzleien oder Dienstleistungen.“

Persönlicher Kontakt schafft Vertrauen

Aktuell erproben alle Anbieter die KI-Möglichkeiten, um immer besser zu werden und um noch mehr Personalkosten einzusparen. Das kann allerdings dazu führen, dass der persönliche, menschliche Kontakt auf der Überholspur liegen bleibt. Bei allen Fortschritten und digitalen Errungenschaften kann da der soziale Aspekt verloren gehen. Ein direkter Ansprechpartner, der die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens kennt, kann maßgeschneiderte Lösungen anbieten und schnell auf Fragen oder Probleme reagieren: „Der persönliche Kontakt schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter gut betreut fühlen. Vor allem wenn nicht hinter jedem Telefonat die Sorge steht, dass hierdurch erhöhte Kosten entstehen. Da ist es angebracht, den Spagat zu leisten, um persönlich für die Kunden da zu sein und gleichzeitig die neuen Möglichkeiten der digitalen Welt zu vereinen“, so Kauling. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist seiner Meinung nach die regionale Nähe zu den Kunden: Ein Anbieter, der vor Ort präsent ist, könne schneller und flexibler auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagieren und zeichne sich durch ein besseres Verständnis der lokalen Gegebenheiten und Vorschriften aus. Dies sei Kauling zufolge vor allen in Zeiten von Krisen oder dringenden Anliegen besonders wichtig.

Outsourcing-Dienstleister bieten demnach oft ein breiteres Spektrum an Dienstleistungen als traditionelle Steuerberater und Kanzleien an. Neben der reinen Lohn- und Gehaltsabrechnung können sie auch Beratungsleistungen, Unterstützung bei der Implementierung von individueller Software und Schulungen für Mitarbeiter anbieten. Diese zusätzlichen Leistungen tragen dazu bei, die Effizienz und Effektivität der Personalabteilung zu steigern.

Sven Kauling,
Inhaber von HR-Dienstleistungen,
www.hr-dienstleistungen.com

(Jana Leckel)