Die Kosten steigen weiter, bei Energie, Löhnen, Material. Gleichzeitig wird Preise erhöhen immer schwerer: Kunden vergleichen, der Wettbewerb wartet nur, und manche Branchen dürfen an ihren Preisen kaum drehen. Die gute Nachricht: Der größte Margen-Hebel steht gar nicht in der Preisliste.
Auf Kostendruck gibt es zwei klassische Antworten: die Preise erhöhen oder den Einkauf drücken. Beides ist unangenehm. Praxen und Kanzleien sind teils an Gebührenordnungen gebunden, Handwerk und Handel stehen im ständigen Preisvergleich, und langjährige Kunden reagieren empfindlich auf jede neue Preisliste. Optimierungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Der versteckte Marge-Fresser im Alltag
Dabei liegt in fast jedem Betrieb ein Posten, in dem mehr Marge steckt, als ihm anzusehen ist: die Stunden zwischen Auftrag und Rechnung, die als unvermeidbar gelten. Termine abstimmen, Angebote nachfassen, dokumentieren, Berichte schreiben, Daten von einem System ins andere übertragen. Diese Verwaltungszeit ist über den Tag verstreut und fällt deshalb nicht auf. Auch sie ist niemandes Schuld: Nachweispflichten, Kundenkommunikation und Systemvielfalt sind über Jahre von außen gewachsen.
Weniger Aufwand, mehr EBIT
Zur Wertschöpfung tragen diese Stunden allerdings nichts bei, sie halten den Betrieb nur am Laufen. Wie wäre es also, wenn sich dieser Aufwand deutlich verkleinern ließe? Die Rechnung ist einfach: Umsatz und Preise bleiben gleich, aber in jedem Auftrag steckt weniger Verwaltungszeit, und damit trägt jede geleistete Stunde mehr zum Ergebnis bei. Ein Beispiel zum Nachrechnen: Stecken in einem Auftrag bisher fünf Stunden Verwaltung und künftig nur noch eine, gewinnt der Betrieb pro Auftrag vier Stunden. Das ist der EBIT-Effekt, den keine Preisrunde liefern kann: Er kostet keine einzige Kundenbeziehung, er verbessert sie sogar durch schnellere Antwortzeiten und reibungslosere Prozesse.
Die Stunden zurückholen
Übernehmen kann diese Arbeit heute KI, als digitaler Mitarbeiter im Hintergrund, in einer datenschutzkonformen Umgebung, die auch zu sensiblen Kunden-, Mandanten- oder Patientendaten passt. In der Steuerkanzlei kommen Belege vorsortiert an, und wiederkehrende Mandantenfragen sind beantwortet, bevor jemand nachhaken muss. Im Handwerksbetrieb entsteht der Kostenvoranschlag aus den Notizen des Vor-Ort-Termins, die Baustellendokumentation schreibt sich aus Fotos und Stichworten. In der Arztpraxis wandern Befunde und Berichte in die Akte, ohne dass jemand sie abtippt.
Dazu kommt, was in jedem Betrieb anfällt: Das Angebot wird nachgefasst, bevor es in Vergessenheit gerät. Berichte und Dokumentation entstehen aus dem, was ohnehin im System steht, Rechnungen sind vorbereitet, sobald der Auftrag abgeschlossen ist. Das Telefon verpasst keine Anfrage mehr, auch dann nicht, wenn niemand am Empfang sitzt.
Der einfache Einstieg ohne Großprojekt
Der Anfang ist bewusst klein: eine Woche lang notieren, wohin die Verwaltungszeit fließt, dann dort starten, wo der Hebel groß und die Umsetzung einfach ist. Ein einzelner Prozess genügt, ein Großprojekt braucht es nicht. Wenige Wochen später zeigt der Vergleich, wie viele Stunden zurückgekommen sind und was sie im Ergebnis bewirken. Von da an wächst das Ganze Prozess für Prozess im Tempo des Betriebs.
In Zeiten, in denen jede Preisrunde Kraft kostet, ist das die angenehmere Nachricht: Preise erhöhen kann nur, wem der Markt es erlaubt. Die eigenen Stunden mit KI zurückholen kann jeder Betrieb. Und zwar ab sofort.
Gastautor: Berthold Glass, AI Consultant, weitere Infos: https://berthold.glass