„Excel ist die teuerste Software im Mittelstand“ – eine steile These von Bodo Priesterath (PRXL.net Gruppe), die bei genauerem Hinsehen absolut sitzt. Das Gegenmittel: Standardisierung und ein zentrales CRM als Single Source of Truth. Wie Unternehmen damit Datensilos auflösen und ihren Vertrieb skalieren, lesen Sie im Interview.
Die Wirtschaft: Wenn man mit Mittelständlern spricht, heißt es oft: ‚Wir brauchen kein CRM, wir haben doch Excel.‘ Wenn Sie aus Ihrer Sicht nun auf die Bilanzen schauen: Warum ist Excel in Wahrheit die teuerste Software, die sich ein mittelständisches Unternehmen leisten kann?
Bodo Priesterath: Excel fühlt sich für viele Unternehmer zunächst „kostenlos“ an, doch in Wahrheit ist es ein massiver Produktivitätskiller. Wir sprechen hier von sogenannten Insel-Lösungen, die eines der größten Probleme in vielen Unternehmen darstellen. Unternehmen verlieren dadurch wertvolle Zeit bei der Zusammenführung und Analyse von Informationen. Daten liegen verstreut in isolierten Tabellen, was zu gefährlichen Datensilos führt. Das bedeutet konkret: Informationen müssen mühsam manuell zusammengetragen werden, was Zeit frisst und die Fehlerquote bei der Datenpflege drastisch erhöht.
Solche ineffizienten Strukturen kosten Unternehmen jährlich viel Geld durch verpasste Chancen und fehlerhafte Auswertungen.
Wenn Kundenstammdaten parallel an verschiedenen Orten gepflegt werden, entstehen abweichende Ergebnisse. Das ist Gift für jede Vertriebssteuerung. Wer heute noch auf Excel als primäres Vertriebswerkzeug setzt, bleibt in langsamen Prozessen hängen und verliert im digitalen Wettbewerb schlichtweg den Anschluss.
Auch KMU brauchen eine „Single Source of Truth“
Die Wirtschaft: Solche eigenhändig gebauten Prozesse hängen meist an einer einzigen Person. Geht diese in Rente, geht das Wissen mit. Welchen typischen Fallstricken begegnen Sie in der Praxis – und wie bricht man diese festgefahrenen Strukturen im Unternehmen auf?
Bodo Priesterath: Das ist ein klassisches Risiko. Wenn das Wissen nur in den Köpfen oder persönlichen Listen einzelner Mitarbeiter existiert, entstehen Schattenprozesse außerhalb des offiziellen Systems. Geht bspw. dieser Wissensträger, bricht das Kartenhaus zusammen. Um das aufzubrechen, folgen wir einem klaren Weg: Standardisierung vor Digitalisierung.
Zuerst müssen die Abläufe als „Blaupause“ dokumentiert und radikal vereinfacht werden. Ein integriertes System wie Zoho CRM schafft dann die nötige Transparenz und dient als „Single Source of Truth“. So wird implizites Wissen in digitale, automatisierte Workflows überführt, die unabhängig von einzelnen Personen funktionieren und das Unternehmen endlich skalierbar machen.
Die Wirtschaft: Alle Welt redet gerade über Künstliche Intelligenz im Vertrieb. Aber KI braucht strukturierte Daten. Ist die geliebte Excel-Tabelle am Ende genau das Nadelöhr, das Unternehmen bei der Automatisierung komplett ausbremst?
Bodo Priesterath: Künstliche Intelligenz ist kein Zauberstab; sie ist ein Werkzeug, das auf qualitativ hochwertige, strukturierte Daten angewiesen ist. Die isolierte Excel-Liste ist hier das ultimative Hindernis, weil sie keine systemübergreifende Analyse zulässt.
KI entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie auf integrierte Datenströme aus Marketing, Vertrieb und Service zugreifen kann.
In einer vernetzten Umgebung kann eine KI beispielsweise Leads objektiv bewerten (Lead-Scoring) oder Verkaufschancen präzise prognostizieren. Wer seine Daten in Excel-Silos gefangen hält, kann diese modernen Technologien schlichtweg nicht füttern und verschenkt das Potenzial für echte Innovation und Zeitersparnis.
Wo der Return of Investment (ROI) wirklich entsteht
Die Wirtschaft: ‚Der Vertrieb muss mehr Schlagzahl machen‘ – das heißt es oft, wenn die Auftragsbücher dünner werden. Dabei verbrennen KMUs unzählige Arbeitsstunden für manuelle Kundenprozesse, die eigentlicher Vertriebszeit im Weg stehen. Wo sehen Ihre Kunden nach der Umstellung den schnellsten ROI – gerade wenn es um moderne Features wie KI-gestütztes Prospecting oder automatisiertes Mailings geht?
Bodo Priesterath: Der schnellste ROI entsteht dort, wo Routineaufgaben den Vertrieb von seiner eigentlichen Arbeit abhalten. Ein integriertes CRM-System wie Zoho refinanziert sich oft schon innerhalb von zwei bis drei Monaten, da die Prozesskosten häufig um bis zu 70 % gesenkt werden können. Hier sind drei konkrete Beispiele für diesen Hebel. Beispiel 1: Spezialisierte Möbel Manufaktur. Die Herausforderung war: Der Inhaber war durch repetitive Beratungsanfragen blockiert. Unsere Lösung: Automatisierte Video-Sequenzen und E-Mail-Serien zum Vertrauensaufbau. Sein Ergebnis: Zeitgewinn von 56 Arbeitstagen pro Jahr und eine Reduzierung der eigenen Arbeitswoche auf 3 Tage. Beispiel 2: Steuerberatungskanzlei. Die Herausforderung war: Administrative Überlastung durch Informationsbeschaffung. Die präferierte Lösung: Automatisches Onboarding für Neuklienten und digitale Steuertipps. Das Ergebnis: Steigerung des Beratungsumsatzes von 280.000 € auf über 750.000 €. Ein Beispiel aus unserer Praxis: Ein Event-Dienstleister. Die Herausforderung: Fehlende Zeit für konsequentes Nachfassen bei Angeboten. Unsere Lösung: Automatisierung der Angebots-Nachfass-Kette.
Ergebnis: Die Nachfassquote stieg auf 100 %, was den Umsatz bei Großkunden massiv ankurbelte.
Die Automatisierung sorgt also dafür, dass Verkaufs-Chancen nicht mehr ungenutzt bleiben, während der Unternehmer wertvolle Freiräume für strategisches Wachstum gewinnt.
Redaktion: Andreas Schnittker