Fehler in der Nebenkostenabrechnung: Was ist nun zu tun?

Zahlen, Zahlen, Zahlen, das sind die Hauptmerkmale einer Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung. So manchen Mietern graust es, wenn sie wieder ansteht. Noch mehr sind sich nicht sicher, ob das, was dort alles aufgeführt wird, auch wirklich stimmt. Und tatsächlich sind laut Mieterbund viele Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft. Aber was beinhaltet diese eigentlich und was darf abgerechnet werden?

Als Grundsatz gilt: Der Vermieter muss einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen, sofern im Mietvertrag zusätzlich zur Miete eine monatliche Vorauszahlung vereinbart ist. Dies ist hierzulande meistens der Fall. Die Erstellung muss innerhalb einer Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes erfolgen. Geschieht dies nicht, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf etwaige Nachzahlungen. Dies gilt jedoch nicht für dessen Vertragspartner. Ein eventuell bestehendes Guthaben muss trotz Ablauf der Frist ausgezahlt werden.

Abrechnung ohne Hilfe meist nicht nachvollziehbar

Ebenfalls grundsätzlich muss die jährliche Aufstellung der Aufwendungen klar und übersichtlich formuliert bzw. erstellt sein. Ein durchschnittlich, juristisch und betriebswirtschaftlich, gebildeter Mensch sollte die Angaben nachrechnen bzw. nachvollziehen können, ohne Hilfe in Anspruch nehmen zu müssen. Angegeben sein müssen der gültige Zeitraum, die Summe je Kontenart, der Verteilerschlüssel sowie der berechnete Anteil des Mieters abzüglich dessen geleisteten Vorauszahlungen. Der Verteilerschlüssel richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Dies kann eine Verteilung nach Wohnfläche, aber auch nach Personenzahl sein. Die Aufwendungen für die Heizung müssen allerdings immer verbrauchsabhängig umgelegt werden.

Was genau die Nebenkostenabrechnung enthalten darf, legt die entsprechende Verordnung fest. Dazu gehören unter anderem:

• Heizung und Warmwasser
• Wasser und Abwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung
• Müllbeseitigung
• Hausmeister
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Sonstige Ausgaben

Die sonstigen Ausgaben müssen im Mietvertrag allerdings genau aufgeführt sein. Diese können z. B. Ausgaben für eine regelmäßig Reinigung von Dachrinnen sein. Nicht umlagefähig sind dagegen, unabhängig davon was im Mietvertrag steht: Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Bankgebühren, Porto und einiges mehr.

Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht korrekt ist?

Der häufigste Fehler betrifft die Fristen, die bei der Erstellung und dem Versand eingehalten werden müssen. Auch falsche Verteilerschlüssel finden sich immer wieder in fehlerhaften Aufstellungen. Zudem werden oft Beträge angerechnet, die nicht umlagefähig sind, wie Aufwendungen für Wartung und Reparatur. Hier muss dann komplett neu berechnet oder nachgebessert werden.

Hat man den Verdacht, dass die Aufstellung nicht umlagefähige Aufwendungen enthält, ist es möglich Einsicht in die Belege zu verlangen. Der Vermieter ist verpflichtet, diese Einsicht zu gewähren. Ansonsten braucht der Mieter die Nachzahlung nicht zu leisten. Wer nicht in der Lage ist, die Abrechnung selbst zu überprüfen, sollte diese von Experten überprüfen lassen. Denn meist ist hier durchaus ein für den Mieter positives Ergebnis, und somit eine Erstattung zu erwarten.