Fünf Tools und Tipps für ein (fast) papierfreies Büro

Immer mehr Unternehmen legen Wert darauf, Arbeitsprozesse umweltfreundlicher zu gestalten. Hilfreich bei diesem Unterfangen sind unter anderem diese Tools und Tipps für ein papierfreies Büro. Sie schonen die Umwelt, sparen Druckkosten und sorgen für mehr Ordnung am Arbeitsplatz.

Unsere Tipps für ein papierfreies Büro

1. Dokumente mit dem Scanner digitalisieren

Simpel, aber effektiv: Der Scanner ist in der Phase der Umstellung auf ein papierfreies Büro eines der wichtigsten Tools. Dokumente zu digitalisieren, kostet zunächst etwas Zeit. Belohnt wird man jedoch mit mehr Platz im Büro und einem besseren Überblick über wichtige Unterlagen – schließlich können ältere Papiere bei dieser Gelegenheit häufig auch direkt entsorgt werden. Vorsicht: Für steuerrechtlich relevante Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Sie einzuscannen, schadet nicht – solange sie hinterher wieder ordentlich abgeheftet werden.

2. Cloud-Speicherlösungen

Vom Cloud-Speicher für Privatanwender bis zur spezialisierten, skalierbaren Branchenlösung bietet der Markt inzwischen eine riesige Auswahl an Cloud-Speichern. Gerade Unternehmen, die Dokumente größtenteils digital ablegen, benötigen meist mehr Speicherplatz, als die eigenen Festplatten hergeben. Auch hinsichtlich der Erstellung von Backups ist die Nutzung eines Cloud-Speichers sinnvoll. Und nicht zuletzt machen es die extern gespeicherten Daten möglich, ortsunabhängig auf Informationen zuzugreifen – in der Regel ganz bequem über den Browser. Das ist insbesondere für die Arbeit im Home-Office praktisch.

3. Digitale Lohnabrechnung

Mit am meisten Papierkram fällt in vielen Unternehmen bei der Lohnabrechnung an. Dabei gibt es inzwischen praktische Tools, mit denen die Entgeltabrechnung digital erstellt und den Mitarbeitern online zur Verfügung gestellt werden kann. Das hat noch mehr Vorteile als nur einen reduzierten Papierverbrauch. Mithilfe professioneller HR-Software lässt sich die Lohnbuchhaltung nicht nur besonders zeitsparend erledigen, sondern sie kann mit anderen Funktionen verknüpft werden, beispielsweise mit der Arbeitszeiterfassung.

4. Digitale Notizzettel für ein papierfreies Büro

Apps wie „Notizzettel“ von Apple und „Sticky Notes“ von Microsoft machen Schluss mit dem Post-it-Chaos! Anstatt die kleinen Klebezettel an Schreibtischen, Schränken oder Bildschirmen zu befestigen, erstellt man mit diesen hilfreichen kleinen Programmen ganz einfach digitale Notizzettel auf dem Desktop. Beide Apps erlauben eine unbegrenzte Anzahl von Notizzetteln, deren Größe, Farbe und Schriftart selbst gewählt werden können. Mit einem Klick ist der virtuelle Klebezettel angelegt und bei Bedarf ebenso schnell wieder gelöscht – ganz ohne Müll, Altpapier und Recycling. Das hat nicht nur den Vorteil, dass der Arbeitsplatz aufgeräumt aussieht, sondern die Notizen können auch nicht versehentlich herunterfallen und verlorengehen.

5. Elektronische Signaturen

Noch immer besteht bei vielen Unklarheit darüber, ob digitale Signaturen rechtsgültig sind. Wie auf dem Blog des Software-Unternehmens Adobe nachzulesen ist, ist dies zweifelsfrei der Fall. Die Vertragsparteien können selbst festlegen, ob sie die elektronische Signatur oder die Schriftform bevorzugen. Demnach besteht keine Notwendigkeit, Vertragsdokumente in Papierform zu unterzeichnen. Ob Unternehmen sich mit der elektronischen Signatur wohlfühlen, ist eine andere Frage, die im Hinblick auf die Datensicherheit berechtigt ist. Es ist ratsam, ausschließlich Software seriöser Anbieter zu nutzen – auch Branchenriese Adobe bietet eine E-Sign-Lösung an.

[box type=“info“ align=““ class=““ width=““]Allen Innovationen zum Trotz: In der Zukunft werden Büros auch weiterhin darauf angewiesen sein, das eine oder andere Dokument auszudrucken. Mit einigen Tricks kann man den Verbrauch an Papier sowie Tintenpatronen oder Tonerkartuschen immerhin etwas reduzieren. So genügt für interne Dokumente häufig eine geringere Druckqualität, für die weniger Tinte benötigt wird. Zudem sollten Blätter wann immer möglich beidseitig bedruckt werden. Auch durch die Wahl des richtigen Druckers lassen sich Druckkosten und Umweltbelastung weiter reduzieren.[/box]