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Sicherer Datenschutz in Unternehmen

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Von äußerster Wichtigkeit: Der Datenschutz in Unternehmen. copyright: Envato / maxxyustas
Von äußerster Wichtigkeit: Der Datenschutz in Unternehmen.
copyright: Envato / maxxyustas

In Deutschland nimmt das Thema Datenschutz seit Jahren an Bedeutung zu. Dementsprechend wurde die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingeführt. Auch Unternehmen, die sich bis dahin nur wenig mit dem Thema auseinandergesetzt haben, mussten nun tätig werden. Denn nun können hohe Bußgelder und Sanktionen verhängt werden, wenn die geltenden Vorschriften nicht eingehalten werden. Davon abgesehen kann ein zu lascher Umgang mit Informationen einen großen Vertrauensverlust bei den Kunden bedeuten. Und dies wiederum kann ernsthafte Probleme für das Unternehmen bedeuten bis hin zur existenziellen Bedrohung.

Anzuraten ist daher, äußerst sorgfältig mit den personenbezogenen Informationen der Kunden umzugehen. Aber nicht nur mit diesen, auch firmenbezogene Daten sind natürlich gut und sicher zu bewahren. Wichtigster Tipp ist hier selbstverständlich die regelmäßige, tägliche Sicherung. Das gilt selbstverständlich für alle Bereiche des Geschäftsbetriebes und unabhängig von der Quelle der Informationen. Seien es personenbezogene Daten von Kunden und Geschäftspartnern, aber auch Emails, Rechnungen, Adresslisten etc., eine sichere Verwendung und Speicherung bzw. Archivierung ist unerlässlich. Dabei spielt es keine Rolle, welches Medium verwendet wird, obwohl es hier durchaus Unterschiede in Punkte Handhabung und Sicherheit gibt.

Risiko beim Datenschutz minimieren

Hundertprozentige Sicherheit wird es nie geben, aber das Risiko möglichst klein zu halten, ist die Pflicht jedes Unternehmers. So sind z. B. Anti-Viren-Programme sowie Firewalls, unabhängig vom Betriebssystem ein absolutes Muss. Auch bei der Verwendung von externen Geräten wie USB-Sticks, Festplatten etc. sind einige Dinge zu beachten.

Das gilt im Übrigen auch für die Verwendung von Clouds, denn hier werden unter Umständen Firmen- und personenbezogene Informationen nach außen getragen. Es gibt eine Reihe von Schutzmaßnahmen, die getroffen werden können. Am sinnvollsten ist es, und im Rahmen der DSGVO ggf. verpflichtend, einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen, der sich mit eben diesem Thema beschäftigt.

Elektronisches Schließfach für Mitarbeiter

Haufe bietet Unternehmen elektronische Schließfächer zur Sicherung und Übermittlung sensibler Informationen von Mitarbeitern. copyright: Envato / twenty20photos
Haufe bietet Unternehmen elektronische Schließfächer zur Sicherung und Übermittlung sensibler Informationen von Mitarbeitern.
copyright: Envato / twenty20photos

Natürlich gilt der Schutz aber ebenso für die Daten der eigenen Mitarbeiter. Auch hier gibt es Möglichkeiten, die vorliegenden Informationen entsprechend geschützt zu verwalten. Nachfolgend vorgestellt, sei hier das Elektronisches Schließfach (eVault) von Haufe. Dieses “Schließfach” erlaubt es der Personalabteilung, zu jeder Zeit und von jedem Ort bzw. Gerät Dokumente sicher an den Mitarbeiter zu übermitteln.

Das heißt, egal, wo der Mitarbeiter sich aufhält, ist eine Übermittlung aber auch eine Speicherung von z. B. Informationen, Gehaltabrechnungen oder sonstige personalbezogene Dokumente in digitaler Form über das elektronische Schließfach möglich. Und das bis zu 50 Jahren.

Es gibt also durchaus Möglichkeiten, wichtige Informationen und Dokumente DSGVO-konform zu verwenden und zu speichern bzw. zu archivieren. Klar ist, dass es hier natürlich einiges an Zeit erfordert, um den Anforderungen zu genügen. Aber das ist nur ein kleiner Preis, gemessen an dem, was einem Unternehmen bei Nichtbeachtung der Verordnungen im schlimmsten Falle drohen kann. Vom Vertrauensverlust und der Rufschädigung ganz zu schweigen.

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