Johann-Georg Vogelhuber schreibt über eine Diskrepanz in deutschen Unternehmen: Einerseits fehlen Fachkräfte, andererseits verbringen diese oft viel zu viel Zeit mit Aufgaben, die man nicht mal indirekt der Wertschöpfung zuschreiben kann. Wie das besser geht, erläutert er im Beitrag.
Wenn der deutsche Mittelstand ins Stocken kommt, kommt die deutsche Wirtschaft ins Stocken. Über 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland zählen zum Mittelstand, mehr als die Hälfte aller Beschäftigten arbeitet dort, und mehr als zwei Drittel aller Ausbildungsplätze entstehen dort, nicht in den paar hundert Konzernen, die medial die meiste Aufmerksamkeit bekommen. Die Antwort auf den Druck suchen die meisten Betriebe trotzdem am falschen Ort.
Sichtbar wird das an mehreren Fronten gleichzeitig. Lieferketten sind fragiler geworden, Energiepreise steigen, Kunden vergleichen schneller, internationale Wettbewerber holen auf. Gleichzeitig fehlen in vielen Betrieben Fachkräfte an genau den Stellen, an denen es am meisten wehtut: in der Kalkulation, in der Auftragsabwicklung, in der Buchhaltung. Laut dem DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 kann jeder zweite Betrieb mit mehr als 20 Beschäftigten offene Stellen nicht mehr ohne Weiteres besetzen, deutlich mehr als in Großunternehmen. Wer offene Stellen ausschreibt, wartet oft monatelang auf passende Bewerbungen.
In dieser Gemengelage weiß auch der Mittelstand, dass an künstlicher Intelligenz kein Weg vorbeiführt. Die Begeisterung hält sich trotzdem in Grenzen. Laut ifo-Institut setzen inzwischen 54,5 Prozent aller deutschen Unternehmen KI ein, bei Großunternehmen sind es bereits 67,2 Prozent, im klassischen Mittelstand aber erst 47,2 Prozent, weniger als selbst bei kleinen Firmen. In vielen Geschäftsführungen sitzt neben der Neugier ein deutliches Unbehagen: Wer hat am Ende Zugriff auf Kundendaten, Kalkulationen und das Wissen, das über Jahrzehnte gewachsen ist und im Wettbewerb den entscheidenden Unterschied macht? Diese Sorge ist selten unbegründet. Sie ist auch der Grund, warum sich viele Betriebe mit dem Thema bislang gar nicht ernsthaft beschäftigt haben.
Der Denkfehler: Prozesse und Organisation
Wenn sich Betriebe dann doch mit dem Thema beschäftigen, geht der Blick fast automatisch in eine Richtung: zu Tools und Software, zur Frage, welches Programm man einführen soll. Die eigentliche Lösung liegt aber meist ganz woanders. Die wichtigere Frage lautet: Wie arbeitet das Unternehmen eigentlich? In vielen Betrieben ist die ehrliche Antwort: Kaum jemand weiß es genau. Prozesse sind selten irgendwo aufgeschrieben, sie hängen am Wissen einzelner Mitarbeitender, und im schlimmsten Fall geht dieses Wissen einfach mit in die Rente. Prozesse und Organisation gehören damit zu den am meisten vernachlässigten Themen im Mittelstand und bieten gleichzeitig das größte ungenutzte Potenzial. Wer die eigenen Abläufe nicht kennt oder sie über Jahre nur notdürftig geflickt hat, kann auch die beste Technologie nicht sinnvoll einsetzen.
Bildquelle 42° GmbHEin Beispiel aus der Praxis
Dafür braucht es nicht gleich die große Lösung für das ganze Unternehmen. Manchmal reicht es, sich einen einzigen Prozess vorzunehmen, um zu sehen, wie viel Potenzial darin steckt. Bei DarKo Darming, einem Blechverarbeiter aus Rietberg, kostete die Pflege der Stammdaten nach jeder Kalkulation mehrere Minuten pro Artikel, bei bis zu hundert Artikeln am Tag summierte sich das auf mehrere Stunden reine Fleißarbeit. Heute übernimmt eine KI-gestützte Automatisierung diesen Schritt vollständig. Den Unterschied machte dabei weniger eine neue Softwarelizenz als die Tatsache, dass zuerst der Prozess selbst verstanden und erst danach sauber automatisiert wurde. Am Ende hat das Unternehmen nicht nur eine einzelne Aufgabe automatisiert, es hat den gesamten Kalkulationsprozess neu aufgestellt.
Fachkräftemangel ist häufig ein Organisationsproblem
Genau hier schließt sich der Kreis zum Fachkräftemangel. Bundesweit fehlen dem Institut der deutschen Wirtschaft zufolge rechnerisch knapp 370.000 Fachkräfte. Die Antwort auf diese Lücke wird trotzdem fast reflexartig im Recruiting gesucht: mehr Stellenanzeigen, höhere Gehälter, teure Personalvermittler, aufwendige Video-Onboardings, die von der Coaching-Branche gerade als Wundermittel gegen jede Personalnot verkauft werden. Dabei lassen sich viele Automatisierungen, die genau hier ansetzen, mit vergleichsweise geringem Aufwand umsetzen, oft schneller und günstiger, als Unternehmen zunächst annehmen. Die wirksamere Antwort liegt häufig in der eigenen Organisation. Wenn Mitarbeitende, die für anspruchsvolle, wertschöpfende Aufgaben eingestellt wurden, stattdessen einen großen Teil ihrer Zeit mit repetitiver Dateneingabe verbringen, dann fehlt seltener Personal als Freiraum für das vorhandene Personal. Jede Stunde, die eine gute Automatisierung an der richtigen Stelle einspart, ist eine Stunde, die eine erfahrene Fachkraft wieder für das einsetzen kann, wofür sie eigentlich da ist: Kunden beraten, Probleme lösen, mitdenken.
Kontrolle über die eigenen Daten behalten
Das funktioniert allerdings nur, wenn Unternehmen genau die Sorge ernst nehmen, die eingangs beschrieben wurde. Kalkulationen, Kundendaten und internes Wissen zählen zu den wertvollsten Vermögenswerten eines Mittelständlers. Wer KI einsetzt, sollte deshalb genau wissen und kontrollieren, wo diese Daten verarbeitet werden, wer Zugriff darauf hat und wie abhängig das Unternehmen vom Anbieter wird. Das muss kein eigener Server im eigenen Keller sein, auch ein gemietetes Rechenzentrum kann diese Anforderungen erfüllen, solange die Datenhoheit beim Unternehmen bleibt. Diese Frage ist keine technische Fußnote. Sie entscheidet darüber, ob ein Unternehmen die Hoheit über sein wichtigstes Kapital behält oder sie aus der Hand gibt.
Fazit
Für einen Wirtschaftszweig, von dem so viel abhängt, ist das keine Nebensache. Der Mittelstand muss beim Thema KI nicht der Erste sein, der jeden Trend mitmacht, aber auch nicht der Letzte, der die eigenen Prozesse ignoriert. Wer seine Organisation ernsthaft in den Blick nimmt, löst zwei Probleme zugleich: Er macht sich unabhängiger vom Fachkräftemarkt, weil er die eigenen Leute für das freispielt, wofür sie eigentlich da sind, und er tut das, ohne die Kontrolle über sein wichtigstes Kapital aufzugeben. Am Ende gewinnt nicht, wer die beste KI hat, sondern wer seine Prozesse zuerst verstanden hat.
Über den Autor
Johann-Georg Vogelhuber ist Mitgründer und CTO der 42grad GmbH aus Verl (Ostwestfalen). Gemeinsam mit Jonas Rempe entwickelt und betriebt er 42°OS – ein KI-Betriebssystem, das Geschäftsprozesse im Mittelstand automatisiert und dabei vollständig on-premises in der Infrastruktur der Kunden läuft. So verbindet 42°OS modernste KI-Technologie mit Datensouveränität, DSGVO-Konformität und Audit-Sicherheit.
Als Mathematiker und Informatiker bringt Johann-Georg über 15 Jahre Erfahrung aus Softwareentwicklung, Data Science und Beratung mit. Er hat in einer früheren Station komplexe mathematische Modelle für Echtzeit-Systeme entwickelt und anschließend Industrieunternehmen sowie Bildungseinrichtungen in den Bereichen Künstliche Intelligenz, mathematische Optimierung und Prozessdigitalisierung beraten.
Seine fachlichen Schwerpunkte liegen heute in den Themen Agentic AI, Workflow-Automatisierung, sichere KI-Architekturen sowie der praxisnahen Einführung von KI in gewachsene Unternehmenslandschaften.