Programm für die Lohnabrechnung – die wichtigsten Kriterien für den Produktvergleich

Wir möchten mit diesem Ratgeber für Unternehmer bei der Produktauswahl unterstützen und die wichtigsten Kriterien vorstellen, auf die es beim Angebotsvergleich ankommt.

Funktionsvielfalt – welche Features sind enthalten?

Bei der Bewertung der Funktionen kommt es beim Programm für die Lohnabrechnung auf qualitative und quantitative Faktoren an. Eine gleichzeitige Bedarfsanalyse hilft bei der Berücksichtigung der Fragestellung, ob die Features zu den Bedingungen im Unternehmen passen und für sie einen Mehrwert darstellen.

Eine Gewichtung der einzelnen Funktionen darf deshalb beim Anbietervergleich nicht fehlen, wobei die Faktorisierung eine bewährte Methode ist, ein nach diesen Gesichtspunkten geordnetes Ergebnis zu erzielen. Beispielsweise können Funktionen, die für das Unternehmen etwas wichtig sind, normal bewertet werden, während relevantere Funktionen zweifach zählen und sehr wichtige sowie perfekt zum Unternehmen passende Funktionen einen dreifachen Aufschlag erhalten.

Nützliche Funktionen können bei einer Software für die Lohnabrechnung die folgenden sein:

• Personalverwaltung
• Integration von Buchhaltung
• Abwesenheitserfassung
• Aufgaben- und Terminverwaltung
• Berücksichtigung von Steuern und Abzügen
• Erfassung von Reisekosten
• Selbstverwaltung für Mitarbeiter
• Erstellung von vorgeschriebenen Dokumenten und Steuerbescheiden
• Einreichung von Berichten
• Berichterstattung und Analysen
• Zugriff für Steuerberater

Benutzerfreundlichkeit für schnelle Abläufe

Eine benutzerfreundliche Softwarelösung zeichnet sich durch eine übersichtliche Ordnung, leicht verständliche Strukturen sowie eine einfache Navigation aus, die im Idealfall intuitiv ist. Stimmt die Benutzerfreundlichkeit, ist es Anwendern möglich, sich leicht auf die Arbeit mit dem Programm einzustellen und schnell die Ziele zu finden, nach denen sie suchen.

Mögliche Features, die bei diesem Ziel unterstützen, können smarte Assistenten sein, die über typische Probleme hinweghelfen, sowie die Möglichkeit, sie bei Bedarf zu konsultieren. Ein Glossar mit den wichtigsten Fachbegriffen und eine Anleitung als ständige Orientierungshilfe sind weitere Bausteine, die dazu beitragen, dass Beschäftigte mögliche Herausforderungen selbstständig lösen können, ohne dabei die Aufmerksamkeit von Kollegen oder Vorgesetzten zu beanspruchen.

Flexibilität bei der Erweiterung

Unternehmen verändern sich in Abhängigkeit zu ihrem Erfolg im Wettbewerb mit anderen Marktakteuren. Besonders spektakulär können die Wachstumsprozesse bei ambitionierten Start-ups ausfallen, was in der Regel mit einem Ausbau der Mitarbeiterzahlen einhergeht. Entsprechend skalierbar sollte die Softwarelösung sein.

Cloud-Lösungen zeigen sich in Bezug auf die Leistungsanpassung tendenziell flexibler als On-Premise-Lösungen, weil sich der Empfang von Ressourcen oft passgenau einstellen lässt. Der Trend geht im Rahmen der Industrie 4.0 ohnehin zur Cloud. Ebenfalls ein Hinweis auf Flexibilität bieten modulare Anwendungen, die sich bei Bedarf hinzuzufügen lassen, ohne die Gesamtfunktionalität zu verändern. Abschließend sollte die Softwarelösung offen für Schnittstellen sein. Bei der Lohnabrechnung sind unter anderem diese APIs relevant:

• ELSTER
• DAKOTA
• Agentur für Arbeit
• GKV
• Software für Buchhaltung
• HR-Anwendungen
• Programme für Zeiterfassung
• ERP-Systeme
• Online-Banking
• Zugang für Steuerberater

Selbstverwaltung

In der Praxis haben sich Softwarelösungen bewährt, die den Mitarbeitern viel Raum für Selbstverwaltung bieten. Die strafferen Abläufe beschleunigen die Arbeitsabläufe, weil Arbeitnehmer viele Tätigkeiten in Eigenregie vornehmen können. Die Zunahme an Verantwortung kann sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Programme für Lohnabrechnungen könnten Beschäftigten beispielsweise den Zugriff auf ein Mitarbeiterportal ermöglichen, um selbstständig relevante Daten in Bezug auf Löhne und Steuern einzutragen. Außerdem können sie beispielsweise ihren Urlaub beantragen und persönliche Informationen aktualisieren.

Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen

Grundsätzlich fahren Unternehmen mit Programmen für die Lohnabrechnung am besten, wenn diese über eine ausreichende Funktionsvielfalt verfügen. Die einzelnen Features sollten Anwendern den viel beschworenen Mehrwert bescheren und zu den eigenen Ansprüchen und Bedürfnissen passen.

Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der Softwarelösung gehören zu den relevantesten Anforderungen für den Produktvergleich. Möglichkeiten der Selbstverwaltung tragen zur Entlastung der HR-Abteilung bei. Nicht vergessen werden sollte bei der Auswahl die Compliance des Programms. Anwendungen mit automatischer Plausibilitätsprüfung bei der Eingabe sind dafür am hilfreichsten, weil sich auf diese Weise mögliche Rechtsverstöße proaktiv verhindern lassen.