Schritt für Schritt voran

Im ganzen Land soll die Digitalisierung voranschreiten und oftmals geht es uns nicht schnell genug. Ob in Behörden oder an den Schulen, es fehlt oft an grundsätzlicher Technik. Das soll geändert werden und auch Köln ist mittendrin, daran zu arbeiten. Es ist ein Puzzle mit vielen Einzelteilen, welches viel Zeit, Arbeit und Mühe erfordert. Nur ein Beispiel sind SelfService Terminals, die in den Bürgerämtern bzw. Kundenzentren bereits seit Ende 2021 stehen, um Passfotos und Unterschriften digital zu erfassen. Mittlerweile gibt es zahlreiche weitere Schritte, die Köln in Richtung Digitalisierung unternommen hat und unternimmt. Wie ist der Stand wirklich? Hier die aktuellen Fakten.

Online-Dienstleistungen werden von der Stadt Köln für BürgerInnen und Unternehmen in Köln umgesetzt. Ziel sei es, nicht nur digitale Services anzubieten, sondern auch die Kölner Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen und als attraktiven Arbeitgeber zu stärken. Dabei werde großen Wert auf eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse gelegt, statt auf eine reine Bereitstellung digitaler Antragsformulare ohne die erforderlichen Schnittstellen zur weiteren digitalen Bearbeitung in den Fachverfahren. In den vergangenen vier Jahren seien trotz Pandemie und Krisenmanagement 105 Projekte erfolgreich umgesetzt worden. Die Dienststellen der Stadtverwaltung teilen auf Anfrage hin mit, dass sie mit Hochdruck Lösungsvorschläge zur Digitalisierung der Stadtverwaltung erarbeiten, um Verwaltungsleistungen für BürgerInnen auf Wunsch auch online zur Verfügung zu stellen und zugleich intern Digitalisierungsprozesse voranzutreiben für eine effiziente Kommunikation und Bearbeitung. So wurden 2023 insgesamt 50 Digitalisierungsprojekte zur Umsetzung angekündigt. Die 50 Projekte wurden in vier verschiedene Themenfelder aufgeteilt:

• Soziales und Familie
• Bürgerdienste der Zukunft
• Bürokratieabbau für Unternehmen
• Stärkung der Arbeitgebermarke

Der aktuelle Stand

Neun Projekte seien 2023 erfolgreich abgeschlossen worden. Dazu gehören beispielsweise die Einführung eines digitalen Elterngeldantrags, die Einführung einer digitalen Schulplattform und die Einführung eines digitalen Personalausweises. Auch verwaltungsinterne Projekte, wie in der Betreuungsstelle des Sozialamtes, im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau und eine dienststellenübergreifende mobile Lösung für einen Alarm, konnten abgeschlossen werden.

Bei 14 Projekten sind die Arbeiten noch nicht abgeschlossen. Diese Projekte werden 2024 konsequent fortgesetzt. Der Start von zwölf Projekten verzögert sich auf 2024 bzw. Folgejahre. Gründe hierfür lägen insbesondere in der Notwendigkeit weiterer Abstimmungen mit den Beteiligten, erforderlichen zusätzlichen Ressourcen sowie benötigten zusätzlichen Genehmigungen. Dazu gehören Projekte wie die E-Akte Wohnberechtigungsschein oder ein Folgeprojekt zur E-Wohngeldakte. Sieben Projekte konnten 2023 nicht wie geplant begonnen werden. Grund hierfür sei, dass die Softwarelösungen, die für diese Projekte benötigt werden, noch nicht vom Land NRW bereitgestellt worden wären. Sobald die Softwarelösungen nachnutzbar seien, sollen die Projekte zeitnah auf den Weg gebracht werden. Bei acht Projekten sind die Projektstände und das weitere Vorgehen noch in Klärung.

Digitalisierungserfolge

Digitalisierungserfolge in 2023 in Köln sind der Unterhaltsvorschuss-Erstantrag, der in Kürze online beantragt werden kann, wie auch der Führerschein-Erstantrag. Beides soll im ersten Quartal 2024 an den Start gehen. Seit dem Frühherbst 2023 können zudem neben Anträgen im sogenannten vereinfachten Baugenehmigungsverfahren (§ 64 BauO NRW) auch Anträge auf große Sonderbauten (§ 65 BauO NRW) digital angenommen und bearbeitet werden. Zu großen Sonderbauten gehören zum Beispiel Gaststätten mit mehr als 200 Gastplätzen oder Einzelhandel mit mehr als 2.000 Quadratmetern Verkaufsfläche. Die Stadt Köln geht damit als zweitgrößte Bauaufsichtsbehörde Deutschlands den nächsten Schritt in Richtung volldigitales Baugenehmigungsverfahren unter Einbindung des landesweiten „Bauportal.NRW“. Hier können die Anträge eingereicht werden. Weitere Leistungen in diesem Bereich, wie Vorbescheide, sollen ergänzt werden. Bereits seit Herbst 2022 können im Kölner Bauaufsichtsamt auch digitale Bauanträge auf Wohnungsbau angenommen und bearbeitet werden. In Köln Mülheim gibt es ein Pilotprojekt im Foyer des Bezirksrathauses – hier können BürgerInnen Ausweisdokumente an einem Dokumentenausgabeterminal abholen, ähnlich wie bei z. B. DHL-Packstationen. BürgerInnen haben hier also die Möglichkeit, ihr neues Ausweisdokument kontaktlos und ohne nochmalige Vorsprache im Kundenzentrum abzuholen. Die Nutzung des neuen Service wird von den MitarbeiterInnen des Kundenzentrums Mülheim bei der Antragstellung angeboten. Zur Abholung der Dokumente erhalten die BürgerInnen eine SMS mit einem Code, der am Dokumentenausgabeterminal zur Identifizierung eingegeben werden muss. Digital und von zu Hause aus kann seit Oktober 2023 nun auch der Untersuchungsberechtigungsschein ausgestellt werden. Hintergrund: Minderjährige Jugendliche benötigen vor Ausbildungsbeginn eine ärztliche Bescheinigung, dass sie ausbildungsfähig sind. Für die Kostenübernahme der Untersuchungskosten mussten Jugendliche bisher persönlich einen Antrag im Bürgeramt stellen.

Köln auf Platz 3 der digitalsten Städte

Köln belegte 2023 jeweils den dritten Platz im Smart City Index des Branchenverbandes der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom e. V. und im Ranking der Haselhorst Associates Consulting. Seit 2019 ist Köln durchgängig unter den Top zehn der digitalsten Städten beider Indizes gelistet. Der Smart City Index analysiert und bewertet die 81 deutschen Großstädte mit mehr als 100.000 EinwohnerInnen in fünf verschiedenen Themenbereichen. Nach dem zweiten Platz im Jahr 2021 und dem vierten Platz im vergangenen Jahr belegt die Stadt 2023 mit 83,2 Punkten von 100 möglichen Punkten den dritten Platz hinter München und Hamburg und vor Nürnberg. In NRW geht Köln als beste Stadt hervor, gefolgt von Aachen auf Platz fünf und Bochum auf Platz elf. Dies ist eine überregionale Anerkennung für das große Engagement aller AkteurInnen in den zahlreichen Handlungsfeldern. In der Kategorie IT und Kommunikation verbessert sich Köln um zwei Plätze und rückt auf Platz zwei vor. Hier erreicht Köln sogar 91,1 von 100 möglichen Punkten. Insbesondere trägt das Digitalisierungsprogramm 2019 bis 2022 mit seinen abgeschlossenen Projekten nun Früchte und sorgt für eine Steigerung in der Kategorie Verwaltung um zehn Plätze auf Platz vier. Auch im Bereich Bildung und Gesellschaft ist eine Steigerung von neun Plätzen auf Platz acht zu verzeichnen. Insbesondere im Bereich der Verwaltungsleistungen konnte sich Köln im Index im vergangenen Jahr deutlich verbessern. Köln rückte um satte zehn Plätze vor auf den vierten Platz in dieser Kategorie (Quelle www.bitkom.org).

Insgesamt steht Köln also relativ gut da, was die Digitalisierung der Stadt angeht. Es darf gerne weiter vorangehen, besonders in Schulen und anderen Stellen, die die Digitalisierung dringend benötigen, auch um im internationalen Vergleich wettbewerbsfähig zu sein, sowie auch flächendeckend in der gesamten Stadtverwaltung und den Kundenzentren, um unser Leben zu vereinfachen.

(Karoline Sielski)

Dieser Artikel erschien in der Ausgabe DIE WIRTSCHAFT 01 / 2024